Publicerat 

Rekrytering

Kortfattad vägledning för församlingsstyrelser

 

Kontakta alltid den regionala kyrkoledaren för samråd när det gäller tjänster för pastor och diakon, gärna också vid andra tjänster som musiker och ungdomsledare.
Den regional kyrkoledaren har ett ansvar att stödja församlingar och medarbetare inom sin region, har god kännedom om medarbetarkåren och är en resurs för församlingen i rekryteringsfrågor.

Tänk igenom vilka behov som finns. Vill ni ha en person som har samma uppgifter som företrädaren? Vill ni skapa något nytt och hur ser det ut? Vilka är de viktigaste arbetsuppgifterna? Vad är församlingens behov när det gäller den aktuella tjänsten?  – Gör en kravprofil för tjänsten.  Styrelsen har huvudansvaret men kan behöva lyssna in församlingen på olika sätt (genom församlingsmöte, samtal inom olika grupper i församlingen och equmeniaföreningen med mera).

Tänk på att för tjänst som pastor och diakon i möjligaste mån rekrytera ordinerade medarbetare inom Equmeniakyrkan. I samverkansförsamling gäller ordinerad/avskild medarbetare från något av samfunden man tillhör.

Bestäm vilken anställningsform som ska gälla – är det en tillsvidaretjänst, vikariat eller visstidsanställning? Är det aktuellt med provanställning? Är ni osäkra på vad som gäller så kontakta Arbetsgivaralliansen

Utse en rekryteringsgrupp (2-3 personer) som får mandat att hålla i rekryteringen rent praktiskt – annons, ansökningar, urval, intervjuer, referenstagning, förslag. Var tydlig med vilket mandat gruppen har och vart frågan ska tas för slutligt beslut. Styrelsen har huvudansvar och är vanligen den som beslutar om inte tillsättningen är ett församlingsmötesbeslut.

Annonsera genom Equmeniakyrkans hemsida
Där läggs lediga tjänster in regionsvis utan kostnad.
Kontakta sara.klerebo@equmeniakyrkan.se för mer information.

Besluta också om eventuell annan annons i Sändaren eller annan tidning eller annons på annat sätt. Fundera över vilka ni vill nå innan annonsering. En felriktad annonsering kan ge många ansökningar men få av värde för den tjänst ni söker. Annonsering kostar pengar. Annonsen kan därför vara rätt kortfattad och hänvisa till mer information på Equmeniakyrkans eller församlingens egen hemsida.

Det är viktigt att få med typen av tjänst, omfattning, tillträde, vem som kan kontaktas för mer information och till vem ansökan ska skickas. Sedan kan detta broderas ut med de viktigaste arbetsuppgifter, speciella krav på de sökande med mera.

Ansökningsförfarandet – ansökningar är inga offentliga handlingar utan ska handhas med sekretess och varsamhet och inte spridas utanför rekryteringsgruppen. En person i rekryteringsgruppen får ansvaret för att ta emot och förvara ansökningarna. Det är lämpligt att bekräfta per mail eller brev, till den som sökt tjänsten, att man tagit emot ansökan och om möjligt ange någon slags tidsplanering för tillsättningsförfarandet.

I normalfallet väljer man ut 2-4 ansökningar för en intervju. Detta beror bland annat på antalet ansökningar och hur väl man känner till de sökande.

Intervjun är ett tillfälle för att lära känna den sökande lite mer. Var därför noga med att, innan intervjun, tänka igenom vad ni är intresserade av att veta. Vilka områden är särskilt intressant att lyssna in? Det kan handla om tidigare erfarenheter men också tankar om församlingsarbete, teologi, personlighet, intresseområden med mera. Intervjun är också ett tillfälle för er att presentera församlingen och tjänsten för den sökande.

Ibland beslutar man om ett nytt intervjutillfälle för att den man är mest intresserad av ska få kunna träffa fler representanter från församlingen till exempel från Equmeniaföreningen eller hela styrelsen.

Be om referenser. Det är särskilt viktigt om det är personer ni inte känner till sedan tidigare. Fråga referenten om det som varit positivt men fråga också om det fanns saker som inte fungerade så bra. Lyssna gärna med mer än en referent för att se om bilderna ni får stämmer överens. Tänk på den sökandes integritet vid kontakt med referenter. Ring inte vem som helst för att få referenser.

Förslag till beslut. Rekryteringsgruppen ger styrelsen sitt förslag. Rekryteringsgruppen beslutar aldrig formellt om en tillsättning utan det görs av styrelsen eller församlingsmöte. I församlingsstadgarna framgår vilka beslut som församlingsmötet ska ta till exempel kallande av pastor eller diakon. I vissa fall kan församlingsmötet ha tagit principbeslut om tillsättande av en tjänst och sedan delegera till styrelsen att fatta beslut om vilken person det gäller.

Om beslut ska tas i församlingsmöte är det viktigt att ha tänkt igenom den demokratiska processen. Det vanligaste är att endast ett namn lämnas till församlingsmötet för beslut. Det är rekryteringsgruppens/styrelsens ansvar att komma fram till vem man anser som mest lämplig till tjänsten efter intervju/referenser med mera. Att ställa flera namn mot varandra inför ett församlingsmöte är utlämnande för den som söker. Det är också svårt för församlingsmötet att väga in alla faktorer för att ta beslut. Man bör alltid undvika att ha persondiskussioner i större sammanhang. Vid kallande av pastor är det tradition att den tilltänkta pastorn träffar församlingen vid ett besök med predikan och eventuell annan medverkan. Här bör det också vara den som är styrelsens kandidat som kallas och man ska undvika att flera kandidater kallas och ställs emot varandra. Det är styrelsens ansvar att göra en helhetsbedömning som församlingen sedan kan säga ja eller nej till.

Innan beslut – kom överens om lön, villkor med mera. Kom ihåg att även diskutera lön och andra villkor innan det slutliga beslutet tas. Det är viktigt så att man verkligen vet att man blir överens och inte går in i en anställning med olika bilder av vad som sedan ska gälla.

Hjälp vid lönesättning finns att hämta i lönestatistik som finns på Arbetsgivaralliansens hemsida – branschen TEO Trossamfund & Ekumeniska Organisationer – lönestatistik. Där återfinns olika arbetsområden och lönestatistik efter arbetsuppgifter och ansvar i tjänsterna.

Kom överens om vilka övriga villkor som gäller för till exempel arbetsplats, telefon, dator, resor med mera.

Kom också ihåg att när tillsättningen är klar, via brev eller telefon, informera de som inte fått tjänsten. Är det personer som varit på intervju bör beskedet komma relativt snabbt om de inte är längre är aktuella. Ibland kan man dock behöva återkomma till en sökande i en andra omgång så det är klokt att inte ha alltför bråttom.

Skriv anställningsbevis när beslut är klart. Använd den mall som finns på Arbetsgivaralliansens hemsida så att det blir rätt avtal som anges och rätt anställningsform med mera. Se www.arbetsgivaralliansen  – blanketter – a-bevis Trossamfund & Ekumeniska organisationer

Tydliggör arbetsledning och personalansvar. Vem relaterar den anställde till i olika typer av frågor: styrelsen/ordförande, personalutskott, annan arbetsledare med mera.

Gör upp ett introduktionsprogram inför att den nyanställde börjar sin tjänst. Tänk igenom vilka olika frågor som behöver introduceras, både frågor av mer övergripande karaktär och alla praktiska rutiner som ni behöver informera om. Vem ansvarar och när ska det göras?

Vägen vidare, när rekrytering inte lyckats eller gått i stå. Kontakta den regional kyrkoledaren för samråd och stöd i den fortsatta processen.

Equmeniakyrkan, 2015-07-01
personalfunktionen

Ur rekommendation till församlingsstadgar

§10 Församlingsföreståndare

Till församlingsföreståndare kallas person i ordinerad tjänst i samråd med ansvarig representant för Equmeniakyrkan. Församlingsordning kan ange att även icke ordinerad kan utses till församlingsföreståndare.

Ur Teologisk grund för Equmeniakyrkan

Särskild tjänst
34. Gud kallar och utrustar människor till särskilda tjänster i församlingen och Equmeniakyrkan. Tjänsterna utgår från allas uppdrag och den gemensamma tron. De som kallats till särskild tjänst verkar för öppenhet och sammanhållning i gemenskapen.

Matt 9:36-38, Apg 6:1-6, 2 Tim 1:6-7

Ordination till diakon eller pastor
35. Kvinnor och män ordineras till diakoner och pastorer efter beslut i kyrkokonferensen. Diakon och pastor utgör två delar av den ordinerade tjänsten med olika inriktning och uppdrag. Den ordinerade tjänsten hör till kyrkan och tar sig uttryck i aktiv tjänst i församling genom diakonala eller pastorala uppdrag men behöver inte vara av anställningskaraktär. Ordinationen innebär bekräftelse på Guds och människors kallelse samt ger behörighet till tjänst i församlingarna. Vid ordinationen bekräftar diakoner och pastorer sin tro på Jesus Kristus, sin vilja att följa Equmeniakyrkans gemensamma ordningar och att arbeta för Kristi kyrkas synliga enhet och förverkliga kallelsen med Kristus som förebild. Genom installation mottar den lokala församlingen diakon och pastor.

Joh 20:21-23, Ef 4:11-13