Ombud ska anmälas av församlingens ordförande, eller annan behörig. Ett bekräftelsemail skickas sedan till ombudet. Det innehåller inloggningsuppgifter till VoteIT.

Vid digital Kyrkokonferens sker fullmaktsgranskningen genom att ombuden anmäls till konferensen av församlingens ordförande eller annan behörig som garanterar att ombuden är demokratiskt valda. Ingen separat fullmakt behöver lämnas. Equmeniakyrkans personal kan kontakta församlingens ordförande vid frågor om anmälda ombud.

Varje församling (oavsett antal medlemmar) har rätt att skicka 2 ombud. Har församlingen 200 medlemmar får man skicka 3 ombud. För varje 100:e medlem får församlingen skicka ett ombud till. 300 medlemmar 4 ombud, 400 medlemmar 5 ombud och så vidare.

Övriga intresserade kommer också att ha möjlighet att delta i konferensen via en separat anmälan som kommer upp senast i början av september.