VoteIT är ett system för digitala konferenser utvecklat i Sverige enligt svensk föreningstradition och för att följa svenska lagar. Systemet har använts i tio år och är väl beprövat. Vår kyrkokonferens kommer vara textbaserad. Det innebär att samtal, diskussioner, yrkanden och omröstningar sker genom att ombud och deltagare med yttranderätt skriver texter på ett särskilt forum på internet. Vissa punkter kommer också att kompletteras med live-sändningar.

Konferensen kommer att genomföras i ett textbaserat system, där man inte är beroende av att alla ombud är inne exakt samtidigt. Diskussioner kan föras över längre tid. När ett beslut ska fattas kommer ombuden att ha flera timmar på sig att lägga sin röst.

Konferensens öppnande, avslutande och valda delar kommer livesändas i systemet och på andra plattformar, men kommer också att gå att se i efterhand. Alla informations- övervägande- och beslutssessioner sker genom att ombud läser, ser förinspelade föredragningar, samtalar, lägger förslag och röstar i VoteIT. Allt görs hemifrån framför en egen dator. Anmälda deltagare kommer också att kunna följa alla sessioner i VoteIT.

Flödesschema över kyrkokonferensen

FAQ – Frågor & svar

Till Kyrkokonferensen har det inkommit 17 motioner. Alla motioner kommer att behandlas likt en vanlig konferens. Motionerna går att läsa här (länk till hemsidan) och i sin helhet i föredragningslistan. Till varje motion finns kyrkostyrelsens yttrande. I VoteIT finner ombud och deltagare all information om motionerna vid respektive punkt i föredragningslistan.

Under övervägandesessionerna kan ombuden diskutera i text samt lägga förslag.

Alla val kommer att kommer att ske i flera steg, med informationssession, övervägandesession och beslutssession. De förslag som är lagda av antingen valberedningen eller kyrkostyrelsen finns redovisade i föredragningslistan. Om det finns andra förslag läggs de i mötet. I VoteIT sker alla val genom sluten omröstning.

Om du har frågor gällande innehållet i konferenshandlingar så ställer du din fråga direkt i VoteIt under handlingen/punkten i föredragningslistan under övervägandessessionen.

Vill du ställa frågor innan mötet har börjat, kontakta Victoria Gejrot.

VoteIT är byggt för att vara tillgängligt även för människor med liten datorvana. Det kommer att finnas teknisk support att få både före och under konferensen. Om man har vana av föreningsdemokrati och förstår hur ett årsmöte går till, så säger erfarenheten att man klarar det bra även i denna form.

VoteIT fungerar enligt SRF, Synskadades riksförbund, med skärmuppläsare. SRF har användartestat systemet. VoteIT garanterar inte att det fungerar för alla funktioner.

Equmeniakyrkan håller sig till de lagar och regler som gäller kring personuppgiftshantering. När konferensen är avslutad kommer användare och sidan på den digitala plattformen tas bort och därmed finns ingen möjlighet att spåra personer som deltagit i konferensen eller hur man har röstat.

Det kommer att finnas en ”test-konferens” upplagd som man kan öva i, där man kan rösta i olika frågor, skriva förslag och diskutera. Det kommer även att finnas instruktionsfilmer närmare Kyrkokonferensen som förklarar hur allt går till.

Stadgarna säger ingenting om formen för kyrkokonferensen. Det vi behöver ta hänsyn till i § 6 är vad som räknas som ett ”närvarande ombud”. Utgångspunkten här är att anse ombud som är anmälda i VoteIT som närvarande ombud. Dessa kommer att ges yttrande- och förslagsrätt, precis som stadgarna föreskriver.

Processen fram till beslut kommer att vara likartad, med informationssession, övervägandesession och beslutssession.

Beslutssessionen inleds när övervägandessessionen är avslutad och stängd. Beslutssessionerna kommer att pågå under längre tid, upp till 24 timmar. Under hela den perioden kan du som ombud logga in och avge sin röst. Schema för när de olika beslutssessionerna är öppna kommer att finnas i VoteIT.

Mer information kommer närmare konferensen.