GDPR

Skyddspolicy gällande personuppgifter för
Dals-Eds Missionsförsamling och equmenia i Dals-Ed

Dataskyddsförordningen
Den 25 maj 2018 träder EU:s nya dataskyddsförordning (eng. GDPR, General Data Protection Regulation) i kraft och ersätter personuppgiftslagen, PUL. Dataskyddsförordningen stärker skyddet för personuppgifter och nya rutiner behövs för hantering av personuppgifter.

I förordningen beskrivs också personuppgifter som betraktas som känsliga eller särskilt skyddsvärda och därmed ställer högre krav. Det är exempelvis uppgifter om religiös övertygelse, hälsa och allergi, samt personnummer, skyddade identiteter och uppgifter om barn.

Insamling

Samla bara in de personuppgifterna som församlingen/föreningen behöver för ett specifikt ändamål. Ändamålet kan vara uppgifter till ett läger då man kan behöva mat allergier och sjukdomstillstånd. Ett annat ändamål kan vara att personen ska vara medlem i föreningen.
Det ska finnas tydlig och enkel information till personen som lämnar personuppgifter till församlingen/föreningen. Informationen ska innehålla för vilket ändamål som personuppgifterna ska användas till, vilka personuppgifter det är, vilken rättslig grund ni har och hur länge ni tänker behålla personuppgifterna.
Personuppgifter får bara användas till det ändamålet som det är informerat om. Det går inte att använda insamlade personuppgifter till andra ändamål än vad man har informerat om vid insamlingstillfället.
Med lämpliga skyddsåtgärder får religiösa organisationer hantera personuppgifter på medlemmar, tidigare medlemmar och personer som har regelbunden kontakt med församlingen. Församlingen har detta undantag i lagen så församlingen behöver inte få ett samtycke för att få registrera personer i ett register men man har en informationsplikt till berörda personer (medlemmar i församlingen före 2018 05 25). Information ges vi mail och församlingsmöte. Vid nyregistrering av medlemmar i församlingen ska information ges direkt till personen. Färdiga mallar används vid insamling av dessa uppgifter.
Equmenia föreningen har inte ovanstående undantag utan behöver samtycke, avtal eller berättigat intresse som ”rättslig grund” för att få samla in personuppgifter. Färdiga mallar används vid insamling av dessa uppgifter och gruppen informeras på terminsprogrammet.
Samtycke måste användas för hälsouppgifter, avtal kan användas vid registrering av medlemmar och arrangemangsdeltagare, berättigat intresse kan användas för deltagare i verksamheten.
Alla bilder som publiceras skall man ha fotografens samtycke för att publicera i församlingsblad eller på hemsida. En bild räknas även som en personuppgift om man kan identifiera en eller flera personer på bilden. Därmed behöver vi samtycke från personerna för att publicera bilden. Vi skall då ange hur vi tänker använda bilden.

Hantering av personuppgifter

Listor som används ska bara innehålla de uppgifter man behöver. Som exempel, en deltagarlista för ett arrangemang behöver kanske inte innehålla hemadresser, efternamn eller personnummer.
Om personuppgifter är felaktiga ska uppgifterna ändras snarast.
De registrerade har rätt att få ut ett registerutdrag på all information som finns insamlad. Om någon vill få ett utdrag så kontakta den som är registeransvarig.
Lämna aldrig ut personuppgifter till person utanför församlingen eller föreningen om inte styrelsen har beslutat annat.
Om någon begär det måste deras personuppgifter plockas bort ur registret.
Skicka helst inte personuppgifter med epost men om man gör det, radera mailen så fort uppgifterna är överflyttade.
Alla listor på papper med personuppgifter (namn, adress, telefon och mail) ska skyddas, som exempel ska församlingens medlemsmatrikel inte ligga i kyrkans foajé utan vara inlåst på expeditionen. Deltagarlistor, särskilt listor med personnummer eller uppgifter om barn, ska inte ligga framme under veckan utan bara tas fram till aktiviten.
Alla digitala listor med personuppgifter ska skyddas. Försök att alltid ha så få personuppgifter som möjligt i olika listor. Självklart behöver man vissa personuppgifter men till exempel en deltagarlista till en hajk kanske inte behöver innehålla hemadressen till deltagaren. Lagring av digitala listor ska ske så att ingen utanför församlingen och föreningen har tillgång till listorna. För att ha bra säkerhet behöver man personliga inloggningar för att få tillgång till listorna.
Lösenord till olika system bör inte finnas på en synlig lapp vid datorn eller under tangentbordet.

Arkivering

Församlingens medlemmar och personer som varit med på olika högtider i församlingen som dop, konfirmation, vigsel, deras personsuppgifter kommer att finnas sparade för all framtid i församlingens register, även digitalt.

Radering/gallring/kasta listor

Personlistor (på papper eller digitalt) bör inte sparas längre än vad som krävs, till exempel ska man inte spara deltagarlistan till hajken år efter år, utan kasta listan då den inte behövs längre.
Papperslistor eller annat pappersmaterial med personuppgifter ska förstöras genom strimling eller förstöras på annat sätt innan de lämnas till återvinning.

Datorer, läsplattor, mobiler och andra enheter

Alla enheter (dator, läsplatta, m.fl.) man hanterar personuppgifter med ska ha ett uppdaterat operativsystem, ett antivirusprogram installerat och uppdaterat, för att skydda personuppgifterna.
Viktiga filer behöver säkerhetskopieras.

Fastigheter

Dals-Eds Missionsförsamling äger och förvaltar fastigheter som omfattar kyrkolokaler och bostadslägenheter. Nödvändiga personuppgifter för hyresgäster lagras. Församlingen för också en lista över personer som önskar stå i kö för en lägenhet i fastigheten med nödvändiga kontaktuppgifter efter respektive persons medgivande.
Syftet är att hyresgästens personuppgifter lagras för kommunikation och fakturering av hyror samt för att uppfylla myndighetskrav. Kölistan förs för att underlätta erbjudandet av lägenhet till nya hyresgäster.

Stulna personuppgifter

Om personuppgifter blir stulna (incident) ska detta meddelas till styrelsen. Stölden kan vara att man har lagrat en lista med personuppgifter på sin dator och datorn blir stulen. Någon får in ett virus i sin dator och personuppgifterna blir stulna. Någon obehörig har fått se en större mängd uppgifter i en pärm, dator eller deltagarlistor.

Dataskyddsombud och mera information

Equmeniakyrkan har utsett ett dataskyddsombud som värnar om de registrerades rättigheter i systemet Repet.