Arkivering – råd och tips

Församlingsarkivet är en länk mellan dåtid, nutid och framtid. På den här sidan finns det råd och tips till församlingar om dokumentation och arkivering.

Utse en arkivansvarig eller arkivkommitté i din församling. Då får församlingsarkivet kontinuerlig tillsyn.

I ansvaret ligger att

hålla arkivet samlat och skyddat mot eld, fukt, stöld
gallra efter fastställda gallringsfrister
upprätta förteckning och sökregister för församlingsarkivet
vara kontaktperson med folkrörelsearkiv eller kommunarkiv.

Vad skall bevaras?

Man kan inte bevara all information i en organisation. Det gäller att spara rätt information – i former som går att bevara på lång sikt. Grundregeln är att man skall spara sådant som uppkommit i den egna verksamheten. Det skall vara originalhandlingar och de ska spegla verksamheten.

Styrande dokumentation

Protokoll, stadgar, verksamhetsberättelser, församlingsböcker och register fastighetshandlingar, avtal mm.

Stödjande dokumentation

Bokföring, lönedokumentation, systemdokumentation.

Dokumentation som speglar verksamheten

Korrespondens, affischer, programblad, egna tidningar och trycksaker, fotografier, projektrapporter, webbsidor, ljudupptagningar.

Varför dokumenterar vi?

För att kunna avgöra om handlingar ska bevaras i ett arkiv eller gallras (förstöras) utgår man från de skäl som finns för att man administrerar information i form av olika handlingar.
Att spara informationen kan vara praktiskt för den egna församlingen, för medlemsservice och för revision. Den sparade informationen kan vara av nytta på kort och lång sikt. Juridiska krav, samhällsnytta och forskningens behov skall också vägas in.
Beslut om gallring är viktiga och bör fattas i en församlingsstyrelse.
Undvik oavsiktliga gallringar och skaffa bra arkivrutiner.
För att få överblick över församlingens administration kan en dokument-hanteringsplan upprättas.

Hur gör jag?

Var och en som administrerar i en organisation har även ansvar för att handlingar ordnas och tillförs arkivet. Lär dig mer om arkivering och dokumenthantering. Ta kontakt med närmaste folkrörelsearkiv eller kommunarkiv som erbjuder kurser. Deponera arkivhandlingar på folkrörelsearkiv eller kommunarkiv. Skriv avtal som reglerar tillgänglighet och eventuell sekretessläggning av arkivhandlingar.