Digitala årsmöten och andra möten

Folkhälsomyndigheten har presenterat nya allmänna råd, som bland annat säger att årsmöten och föreningsstämmor bör genomföras digitalt eller skjutas upp. De nya föreskrifterna trädde i kraft den 14 december 2020 och gäller till och med den 30 juni 2021.

När man inte kan ses fysiskt kan ett telefonmöte eller ett digitalt videomöte med hjälp av dator eller smartphone vara ett bra alternativ. Kom ihåg att det är ni som församling som vet vilka förutsättningar som passar er bäst. Tänk på att använda verktyg som alla kan använda, det är viktigt för att alla ska känna sig inkluderade och delaktiga.

Vanliga frågor

  • Församlingen är högsta instans. Det finns ingen civilrättslig lagstiftning som reglerar ideella föreningar, så det är upp till församlingen själv att besluta om eventuella avsteg från stadgarna.
  • Kolla med revisorerna. Revisorerna är en bra resurs och är också de som ska granska arbetet sen. Stäm av med dem om hur ni tänker göra.
  • Informera och förankra! Tala om hur ni i styrelsen tänker er att mötet ska genomföras, ge möjlighet för resten av församlingen att reagera på det och bjud in till att komma med frågor och synpunkter.

Styrelsen väljs från årsmöte till årsmöte. Om årsmötet skjuts fram blir mandatperioden längre.

Kassören behöver enligt normalstadgarna inte vara en styrelseledamot. Man kan adjungera någon som kassör, om en styrelseledamot som är kassör vill lämna.

Som ovan, man kan adjungera när det behövs, även om en adjungerad person inte har rösträtt i styrelsen. Val till andra grupper kan genomföras och bekräftas av senare av årsmötet.

Inget hindrar att man färdigställer dessa precis som vanligt och delar med församlingen, även om årsmötet skjuts fram. Tvärtom kan det vara bra att göra det så snart det är färdigt – information ger möjlighet till delaktighet. Att årsmötet fastställer resultat- och balansräkning är inget som är brådskande, det regleras inte av bokförings- eller årsredovisningslagen. Det är styrelsen som är ansvarig för årsbokslut/årsredovisning.

Frågan är inte brådskande, det viktiga är att det blir gjort och finns i ett årsmötesprotokoll så småningom.

Fråga er som styrelse om det är viktigt att ta frågan nu eller om det är klokare att skjuta upp den till nästa årsmöte /ett församlingsmöte lite längre fram.. Om ni behöver hantera en krånglig fråga, se till att fundera på vilka upplägg som ger bäst delaktighet och möjlighet att lyssna in alla. Kanske ska mötet till exempel delas upp på flera dagar, med möjlighet att göra skriftliga inlägg däremellan?

Det finns många sätt att välja på. I Zoom finns möjligheten att göra så kallade polls, och dessa kan man välja att ha anonyma.

I den del av presentationen som gäller Google Formulär finns mer info om votering. Om ni i församlingen behöver en strikt, sluten votering så är VoteIT det säkraste alternativet.

Man kan också komplettera det digitala mötet med att skicka ut röstkort med formulär för att rösta och be medlemmarna posta tillbaka eller lämna i kyrkan.

Analoga möten och telefonkonferens

En församling kan välja att skicka ut handlingar och förslag till beslut med post och/eller mail. Be sedan medlemmarna svara och kryssa i det alternativ de väljer. Ett tips är också att erbjuda telefontid med styrelsen med möjlighet att ställa frågor. Ett annat alternativ är att skicka ut handlingar och förslag till beslut och sedan ringa runt till medlemmarna och samla in röster.

Kanske är telefonmöte ett gott alternativ för en mindre församling? Equmeniakyrkans nationella kansli kan erbjuda möten för upp till 25 personer. Det går också att ha Zoom-möte och bjuda in medlemmar att vara med via telefon.

Man kan skjuta fram årsmötet. Förhoppningsvis är det bättre tider till våren och sommaren. Men med det sagt, att skjuta fram mot en oviss framtid kan ju göra att man behöver planera om igen.

foretag.comhem.se/rixmoten-gratis

RixMötet är gratis telefonkonferens för max fem deltagare.

Gör så här:

  • Ring 08-5000 5000
  • Välj en sex-siffrig personlig kod för att starta telefonkonferensen.
  • Be samtliga deltagare ringa in på telefonnummer 08-5000 5000, och ange den kod du valde.

Equmeniakyrkan kan hjälpa församlingarna att administrera större telefonkonferenser för fler än fem deltagare. Kontakta oss för mer information på info@equmeniakyrkan.se

Digitala möten och videomöten

Det finns många digitala plattformar att mötas på och om du är osäker på vad ni ska välja kan du få en lite hjälp av vårt flödesschema för digitala möten längst ner på sidan.

Zoom, Jitsi, Google Meet, Teams, Skype – eller YouTube? – Det finns många bra alternativ. Välj det som passar er och ger er bäst möjlighet till delaktighet. Kanske är det enklast för er att sända ett möte på YouTube, om ni är vana att fira  gudstjänster så, och låta medlemmarna ringa in till mötet med frågor och sms:a in sina röster? Om ni behöver stöd att resonera kring detta, vänd er gärna till ert regionkontor.

Google Formulär, Mentimeter med flera, det finns flera lösningar som ni kan använda er av.

Här nedan finns en instruktion för att använda Google Formulär. Det är ett bra och smidigt verktyg, som kan samordnas både för de som kan svara digitalt och av dem som behöver svara i pappersform.

VoteIT, EasyMeet, Suffra med flera – Om församlingen har flera frågor som behöver hanteras strikt formellt med hög säkerhet så finns alternativet VoteIT tillgängligt för alla församlingar.

Det som krävs är att församlingen själv kan administrera mötet och att ett par personer från församlingen kan lägga några timmar på utbildning inför mötet. Dessa personer behöver ha god datorvana. Vill ni i övrigt resonera kring mötesverktyg, vänd er gärna till ert regionkontor.

Guider för Zoom och Jitsi Meet

Zoom är den just nu snabbast växande plattformen för videomöten. Zoom erbjuder ett stabilt och kostnadsfritt sätt att mötas om man är upp till 3 personer och maximalt möts i 40 minuter. För fler personer och längre tider betalas en låg månadskostnad. Den som skapar ett mötesrum måste ha ett konto (gratis eller abonnemang) och deltagarna kan ansluta utan konto.

Zoom fungerar direkt i webbläsaren men bäst i deras egen programvara.

Så här gör du:

  • Gå till zoom.us
  • Registrera ett konto och logga in
  • Ladda ner zoom-klienten zoom.us/download
  • Skapa ett möte via webbsidan eller klienten (”Host a meeting/New meeting”)
  • Klicka ”invite” och bjud in övriga deltagare till exempel via e-post
  • Deltagarna ansluter enklast genom att klicka ”Join a meeting” på webbsidan eller i Zoom-klienten och ange ”Mötes-id”
  • Om deltagarna klickar på länken i inbjudan får de upp en dialogruta som frågar om de vill installera klienten. Dialogrutan kan stängas ner och på sidan kan man klicka på ”Anslut i webbläsaren”

Jitsi Meet är ett enkelt och gratis verktyg som fungerar i webbläsaren Chrome. Inga konton eller registreringar behövs.

Gör så här:

  • Starta webbläsaren Chrome
  • Gå in på länken https://meet.jit.si/
  • Ange ett valfritt unikt namn på mötet till exempel ”EKStyrelseAlingsas2020”
  • Starta videomötet
  • Dela URL:en till med de som ska delta i videomötet. (Påminn dem om att länken måste öppnas i webbläsaren Chrome)

Tips inför det digitala mötet

  • Håll ett testmöte
    Ta er tid att prova i förväg! Se hur det fungerar att vara i era roller i ett digitalt möte. Erbjud testmöten till församlingsmedlemmarna. Gör detta i god tid innan så att ni har tid att åtgärda det som behövs.
  • Bra ljud
    Se till att de som ni på förhand vet ska prata mycket i mötet har bra ljud, att man talar i en mikrofon eller headset som fungerar bra. Tipsa gärna alla deltagare om detta, och om att sitta i en tyst och lugn miljö.
  • Kanske en annan ordförande?
    Kanske det inte är det traditionella valet av ordförande som är det bästa valet denna gång? Eller kanske den som brukar vara ordförande skulle vara hjälpt av en stödperson för det digitala mötet.
  • Förberedelser ännu viktigare
    Ni sparar en del tid på att inte fixa möblering eller fika – en bra idé är att lägga den tiden på förberedelser. Det är inte riktigt lika lätt att improvisera i ett digitalt möte, så gå igenom varje punkt som ni tänker er att den kommer att behöva hanteras.
  • Ta pauser
    En tid för omröstningar kan förlängas så man hinner ta en paus. Att sitta vid en skärm är tröttande i längden – så tänk på att lägga in pauser.
  • Digitala verktygslådor
    Till exempel Sensus och Bilda har verktygslådor med mycket bra information.
    https://digitalaverktyg.sensus.se/
    https://www.bilda.nu/samverkan-med-oss/verktygslada/
  • Facebookgruppen ”På dagordningen”
    En god resurs där man kan söka svar på många frågor och ställa nya och få hjälp från många medmänniskor i civilsamhället.
  • Ring eller maila oss!
    På regionkontoren finns god hjälp att få. De kan också tillfrågas om möjlighet att erbjuda hjälp med ordförande eller med tekniskt stöd under mötet.

Kontaktperson

Behöver ni råd kring specifika frågor? Kontakta ditt regionkontor. Behöver ni VoteIT? Hör av er till Victoria Gejrot