Att vårda och förvalta arkiv

Mottagande av arkiv eller arkivfragment ser olika ut från arkivinstitution till arkivinstitution; vissa kräver att handlingarna redan ska vara ordnade och förtecknade vid överlämnande, andra åtar sig det arbetet själva. Här ger vi en inblick i hur mottagande av en extern leverans kan se ut hos oss.

Oftast har deponenten kontaktat arkivet i förväg, vilket är att föredra. Ibland vill personen bara deponera ett arkivfragment – detta är vanligast när deponenten själv inte är arkivbildare (handlingarnas upphovsman). Typexemplet är när en missionärs släktingar hittat en dagbok på vinden. Vi ser då först efter om det redan finns ett personarkiv – om det rör personliga handlingar – eller tjänstearkiv (för organisationen personen arbetade för), samt om det finns på Riksarkivet, hos oss eller någon annanstans.

Om vi bedömer att det är vi som ska ta emot handlingarna kontrollerar vi först om deponenten vill ha någon form av begränsning i tillgängligheten – om arkivet ska vara fritt tillgängligt för forskning. I vissa fall är detta inte möjligt – till exempel om ett personarkiv innehåller handlingar från deras yrkesverksamhet inom sjukvården i ett missionsland eller andra känsliga uppgifter.

Vi kontrollerar även eventuella begränsningar på grund av upphovsrätt. Detta gäller främst fotografier och ljud- och bildupptagningar.

Villkor för överlämnande fastställs – det viss säga om arkivet/arkivfragmentet överlämnas som deposition eller gåva.

När vi tar emot arkivet och har fastställt alla villkor för överlämnande och registrerat leveransen går vi igenom materialet: vi bedömer fysiskt skick (handlingsslag, skörhet, eventuella skador och om de behöver åtgärdas) och inre ordning. Därefter börjar ordnings- och förteckningsarbetet.